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哈尔滨工业大学离退休工作处收发文件处理办法

发布时间:2016-12-09被阅览数:13来源:离退休处

 

离退休处字[2016]2

为了使离退休工作处的收发文件处理工作科学化、规范化,根据《国家行政机关公文处理办法》,并参照《哈尔滨工业大学<党委和行政公文处理条例>的实施细则》,特制订《哈尔滨工业大学离退休工作处收发文件处理办法(试行)》。

发文办理

第一条发文指以离退休工作处名义制发公文的过程,包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序。

第二条草拟公文原则:

(一)符合国家的法律、法规及其它有关规定。如提出新的政策、规定等,要切实可行并加以说明。

(二)情况确实,观点明确,表述准确,结构严谨,条理清楚,直述不曲,字词规范,标点正确,篇幅力求简短。

(三)公文的文种应当根据行文目的、发文机关的职权、与主送机关的行文关系来确定。

(四)人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题,后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。

(五)结构层次序数,第一层为“一、”,第二层为“(一)”,第三层为“1、”,第四层为“(1)”。

(六)应当使用国家法定计量单位。

(七)文内使用非规范化简称,应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式,应当在第一次出现时注明准确的中文译名。

(八)公文中的数字,除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外,应当使用阿拉伯数字。

第三条公文办理程序:主办科室拟稿→填写《哈尔滨工业大离退休工作处发文处理单》→主管副处长核稿→会签→办公室主任审核→处长签发→办公室编号、缮印→主办科室复稿→办公室用印、登记→办公室或主办科室上报或下发。

第四条公文印制前,办公室主任应进行审核。审核的重点是:是否符合行文规则和制发公文的有关要求,公文格式是否符合《国家行政机关公文处理办法》的规定,审批、签发手续是否完备,附件材料是否齐全,格式是否统一、规范等。

第五条公文由处长签发。对于涉及重大事项或多个部门的公文,须经相关科室、副处长汇签后,由处长签发。

第六条公文字号中的代字统一用离退处字,文件序号分年度按顺序编排。

第七条以处名义制发的公文,除上报或下发外,办公室留存2份,1份归入处内档案,1份送交学校档案馆。

第八条经复核需要对文稿进行实质性修改的,应重新履行发文程序。

第九条办公室每年度应对自制公文进行归档,归档根据《中华人民共和国档案法》和学校其它有关规定进行。具体包括:整理、立卷、打号、录入并打印案卷目录、装订、存档等。

收文办理

第十条收文办理指对收到公文的办理过程,包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。

第十一条通过学校OA系统流转的外来文件,处内不再进行纸面传阅。系统批示给处长阅处的文件,需要副处长以及科长阅办的文件,处长在OA系统内批转。

第十二条对于学校OA系统内每个批示给离退休工作处的文件,处长应在系统内同时批转办公室主任阅存。

第十三条未通过学校OA系统流转、直接投递给我处的,由办公室主任登记备案后,送交处长阅处。需要副处长以及科长阅办的文件,按处长意见办理。

第十四条办公室主任应阅知文件内容,并负责对文件的催办事宜。

第十五条文件办理后,由办公室进行归档(包括纸面流转和OA系统流转文件),归档根据《中华人民共和国档案法》和学校其它有关规定进行。具体包括:各级各类文件(含请示、请示的附件和批复等)的收集、积累、分类、整理、立卷、打号、录入并打印案卷目录、装订、存档等。

第十六条本办法自2016117日起试行。

  

  

  

  

  

  

                      哈尔滨工业大学离退休工作处

                     二〇一六年十一月七日