离退休处字[2016]2号
为了使离退休工作处的收发文件处理工作科学化、规范化，根据《国家行政机关公文处理办法》，并参照《哈尔滨工业大学<党委和行政公文处理条例>的实施细则》，特制订《哈尔滨工业大学离退休工作处收发文件处理办法（试行）》。
发文办理
第一条发文指以离退休工作处名义制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序。
第二条草拟公文原则：
（一）符合国家的法律、法规及其它有关规定。如提出新的政策、规定等，要切实可行并加以说明。
（二）情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。
（三）公文的文种应当根据行文目的、发文机关的职权、与主送机关的行文关系来确定。
（四）人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。
（五）结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1、”，第四层为“（1）”。
（六）应当使用国家法定计量单位。
（七）文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。
（八）公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。
第三条公文办理程序：主办科室拟稿→填写《哈尔滨工业大离退休工作处发文处理单》→主管副处长核稿→会签→办公室主任审核→处长签发→办公室编号、缮印→主办科室复稿→办公室用印、登记→办公室或主办科室上报或下发。
第四条公文印制前，办公室主任应进行审核。审核的重点是：是否符合行文规则和制发公文的有关要求，公文格式是否符合《国家行政机关公文处理办法》的规定，审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。
第五条公文由处长签发。对于涉及重大事项或多个部门的公文，须经相关科室、副处长汇签后，由处长签发。
第六条公文字号中的代字统一用离退处字，文件序号分年度按顺序编排。
第七条以处名义制发的公文，除上报或下发外，办公室留存2份，1份归入处内档案，1份送交学校档案馆。
第八条经复核需要对文稿进行实质性修改的，应重新履行发文程序。
第九条办公室每年度应对自制公文进行归档，归档根据《中华人民共和国档案法》和学校其它有关规定进行。具体包括：整理、立卷、打号、录入并打印案卷目录、装订、存档等。
收文办理
第十条收文办理指对收到公文的办理过程，包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。
第十一条通过学校OA系统流转的外来文件，处内不再进行纸面传阅。系统批示给处长阅处的文件，需要副处长以及科长阅办的文件，处长在OA系统内批转。
第十二条对于学校OA系统内每个批示给离退休工作处的文件，处长应在系统内同时批转办公室主任阅存。
第十三条未通过学校OA系统流转、直接投递给我处的，由办公室主任登记备案后，送交处长阅处。需要副处长以及科长阅办的文件，按处长意见办理。
第十四条办公室主任应阅知文件内容，并负责对文件的催办事宜。
第十五条文件办理后，由办公室进行归档（包括纸面流转和OA系统流转文件），归档根据《中华人民共和国档案法》和学校其它有关规定进行。具体包括：各级各类文件（含请示、请示的附件和批复等）的收集、积累、分类、整理、立卷、打号、录入并打印案卷目录、装订、存档等。
第十六条本办法自2016年11月7日起试行。
哈尔滨工业大学离退休工作处
二〇一六年十一月七日